Microsoft Project: Help - Torsdag 29.01.2015

Microsoft Project: Et program for stor-skala prosjekter

Torsdag 29.01.15 fikk vi en kjapp opplæring i programmet Microsoft Project

Microsoft Project, er et program som brukes for å planlegge og sette opp prosjekter i stor skala. Det vil si at man setter opp en plan for noe som skal skje og blir gjort over et tidsrom på flere dager, uker eller måneder.

Et typisk Microsoft Project vil se noe ut som dette:

Dette er hvordan et typisk fullført prosjekt på liten-skala vil se ut

Microsoft Project er ikke et program som fungerer like greit på små-skala prosjekter, fordi programmet er rettet mot prosjekter som er veldig store. Det vil si prosjekter som tar flere måneder.

Programmet bruker et ark som likner på et vanlig Excell ark for å konstruere en "Tidslinje" eller en tidsplan for prosjektet som man jobber med. Når man fyller ut brakkene til venstre, vil det vises på tidslinja til høyre. Programmet vil på default starte prosjektet ditt basert på hvilken dag det er på PCen din. En tynn grønn bar (som vises mellom T & F) vil vise hvor du nå er på tidslinjen. Alt arbeid som ligger bak den tidslinjen, skal være ferdiggjort til da.

Duration og Datoer (Start / Finish)

De viktigste tingene å huske med Project er tabbene "Duration/Varighet" og "Predecessors"
Etter at du har satt navn på hver av oppgavene og informasjonen som skal brukes på Project, kommer det ikke til å dukke opp på Project med en gang. Barene på tidslinjen kommer til å strekkes ut så snart du skriver opp hvor mange dager du kommer til å bruke på hver oppgave.
Når sett antall dager er skrevet opp. (Eksempel: 2 Days) da vil en blå bar strekke seg ut og dekke for to dager fra dagen prosjektet ble startet på tidslinjen.
Hvis du velger å skrive opp "0 Days" istedet for en periode med tid, vil det sette en "Milepele" istedetfor. Dette brukes for å merke en hendelse eller en jobb som kan utføres umiddelbart, uten å måtte bruke lang tid på det.
[Når mengden tid er satt, vil datoer på "Start" og "Finish" automatisk legges inn]

Predecessors

"Predecessors" tabben er litt mer vanskelig å forklare. Denne tabben viser til hvilken endelse som MÅ være fullført før man kan begynne på arbeidet som eksisterer på den raden.
(For eksempel kan man ikke begynne med redigering før man er ferdig med å ta bilde)
For å bruke denne, må du se hvilken oppgave som ligger på hvilken rad. For eksempel ligger mappen "Filming" på rad 16, og alle de forskjellige oppgavene innenfor er ferdig innen 5 dager. Ved å sette "Finalization" sin predecessor på 16, vil den vite at man ikke får muligheten til å begynne på det før man er ferdig med filminga.

Hvis man velger å ikke sette inn en predecessor, vil oppgaven plassere seg fra starten av prosjektet. Det vil si at den plasseres på startdatoen som du har valgt. På default er det PCen's nåværende dato.

Formatering og Opprydding

Det er mulig å sette opp mapper under "Task Name" tabben ved å brukke innrykk. Inrykk vil automatisk gjøre Mappen som er over til en mappe, som man kan bruke for a samle flere oppgaver under. Disse mappene oppfører seg helt likt som andre oppgaver som er skrevet opp, og man kan skrive ned antall dager man må bruke på det, og hvilke oppgaver som skal være ferdiggjort før man får begynt på oppgaven.
Farging av boksene gjøres på samme måte som man gjør det i excel.
Ved å klikke på de tomme rommene under Informasjonstabben (Tabben som viser et blå ball med en "i" inni) kan du sette inn notater og endre på informasjonen til hver rad. Du kan bruke dette hvis du ønsker å legge til mere informasjon til hver oppgave. Når du har skrevet et notat på en oppgave, vil en liten gul post-it note dukke opp på samme rad som oppgaven du skrev den på.